E-Mail-Signatur erstellen: Der komplette Leitfaden
Eine gute E-Mail-Signatur sagt in wenigen Zeilen, wer du bist, wofür du stehst und wie man dich erreicht. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, was hineingehört, wie sie in jedem E-Mail-Programm sauber aussieht und welche Angaben in Deutschland für Unternehmen Pflicht sind.
Was in eine professionelle Signatur gehört
Beschränke dich auf das Wesentliche: vollständiger Name, Position, Unternehmen, eine Telefonnummer und deine Website. Ein Logo oder Foto ist optional, wirkt aber vertrauenswürdig, wenn es klein und scharf ist.
Mehr als sechs Angaben machen eine Signatur unübersichtlich. Verzichte auf private Zitate, mehrere Telefonnummern und lange Listen sozialer Netzwerke – zwei bis drei relevante Profile genügen.
Pflichtangaben für Unternehmen in Deutschland
Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Für eine GmbH verlangt § 35a GmbHG unter anderem Firmenname mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Für Aktiengesellschaften und eingetragene Kaufleute gelten vergleichbare Regeln (§ 80 AktG, § 37a HGB).
Diese Angaben stehen am besten in einem kleinen, grauen Block unter den Kontaktdaten. Lass deine Angaben im Zweifel rechtlich prüfen – dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung.
Größe, Schrift und Abstände
Plane maximal 600 Pixel Breite, damit die Signatur auch auf dem Smartphone nicht abgeschnitten wird. Logos sollten etwa 100 bis 150 Pixel breit sein.
Verwende websichere Schriften wie Arial, Helvetica, Georgia oder Verdana. Schriftgrößen in Pixel (13–14 px für Details, 16–18 px für den Namen) werden von Outlook zuverlässig übernommen.
Kompatibel mit Gmail, Outlook und Apple Mail
Outlook für Windows verwendet die Word-Darstellung und ignoriert moderne Layouts, abgerundete Ecken und Schatten. Signaturen auf Tabellenbasis mit Inline-Styles funktionieren überall.
SignatureCraft exportiert genau dieses tabellenbasierte HTML. Bilder sollten online gehostet sein – eingebettete Bilder werden von Gmail oft blockiert.
Schritt für Schritt mit SignatureCraft
1. Öffne den Editor und wähle eine Vorlage. 2. Trage deine Daten ein und lade optional ein Logo hoch. 3. Passe Farben und Schrift an. 4. Prüfe die Vorschau für Gmail, Outlook, Apple Mail und den Dunkelmodus. 5. Kopiere die Signatur und füge sie in den Einstellungen deines E-Mail-Programms ein.
FAQ
Ist SignatureCraft kostenlos?
Ja. Du brauchst kein Konto, und deine Daten bleiben in deinem Browser.
Warum sieht meine Signatur in Outlook anders aus?
Outlook ignoriert viele moderne CSS-Regeln. Verwende eine tabellenbasierte Signatur mit websicheren Schriften und Abständen in Pixel.
Kann ich ein Logo verwenden?
Ja, am besten als online gehostetes PNG oder JPG mit etwa 100–150 px Breite und einem Alternativtext.